Kuşkusuz çağımızın en önemli gücü ve keşfi iletişimdir. İnternetin yaygınlaşmasıyla bireyler ve şirketler gibi, kamu kurum ve kuruluşlarında da bunu iliklerimize kadar hissediyoruz. Yazı ve görsellerimiz, kısa sürelerde tanımadığımız kişiler ve belki hayatımız boyunca gidip göremeyeceğimiz ülke ve mecralarda paylaşılıyor, yanıtlar alıyoruz. Kamu ve kamunun kılcal damarları olan belediyeler ile şirketleri de web sitesi açarak, e-posta adreslerini oluşturarak iletişim fırsatlarından yararlanıyor ve faaliyetleriyle ilgili bilgi- duyuru- haber- rapor- program- plan- belge- ihaleler ve projelerini paylaşıyor/ paylaşmaları gerekiyor.
Bu yazımda belediyelerin web sitelerinde olması gereken ortak e-posta adreslerinde yaşanan sorunları ve farklı uygulamaları örneklerle anlatıp, bir standart oluşturulması için önerilerde bulunacağım.
Belediyelerde @belediye.bel.tr, kamu kurumları ve mülki idarelerde @valilik.gov.tr kullanılması gerekiyor. Şirketler kamuya ait olsa da @com.tr/ @com kullanır. İBB- İstanbul Büyükşehir Belediyesi @ibb.istanbul uzantısını tercih ediyor. Çok da iyi yapmış. İstanbul bir dünya markası. Daha önce @ibb.gov.tr kullanılıyordu. İBB’nin İstanbul’u çağrıştırdığını kim anlayacak? Ancak her nedense birçok büyükşehir su ve kanalizasyon idaresi @gov.tr adresi kullanıyor. bilgiedinme@aski.gov.tr ve him@izsu.gov.tr örnektir.
Bugünlerde halâ gov.tr uzantısı kullanan belediyeler de var. @kepez-bld.gov.tr, kumluca-bld.gov.tr, osmaniye-bld.gov.tr, muratpaşa-bld.gov.tr örnektir. Tabii ki web siteleri de gov.tr.
Herkes bilir, domain adresi alanlara aynı uzantılı bir miktar ücretsiz, fazlası istenirse ücretli e-posta adresi verilir. Kurumu zarara sokmayıp, kurumsal hafıza için kişiler adına değil (baybars.gogez@belediye.bel.tr), ilgili müdürlük adına e-posta adresi kullanılmalı (malihizmetler@belediye.bel.tr gibi). Göreve yeni atanan, geçmiş yazışmaları görebilir. Kişilere verilen adresler yüzünden, görevden ayrılınca iletişim sorunu yaşanır ve daha fazla e-posta adresi satın alınır. Özellikle başkan yardımcıları ve İstanbul İlçe belediyelerinde görüyorum.
Bazı belediyelerde adı ve soyadı yan, yana yazılırken, bazıları araya nokta veya alt çizgi koyuyor. Bence nasıl yazılıp konuşuluyorsa öyle olmalı. baybars.gogez@ veya mali.hizmetler@ değil, malihizmetler@ olmalı.
Kısaltanlar da var. insankaynaklari@ yerine ik@, ozelkalem@ yerine ok@ gibi. Teşkilat kadrosunda nasıl yazılıysa o şekilde kullanmak lazım. (stratejigelistirme@ kısaltılıp strateji@ olmamalı.)
Web sitesinde ortak e-posta adresi olmayanlar var. Niye koymazlar? Muratpaşa ve Seyhan geri takip için yapıyor galiba. Ankara BB de kullanmıyor. İletişim bölümündeki mesaj bölümü veya “başkana mesaj” sekmesi var. İyi de oraya yazdığımı unutuyorum. Posta kutumda takip edebilmeliyim. Bir takip linki veya SMS gönderiliyor. Bir süre sonra cevaplansa da linke bakmayı unutursan geçmiş olsun. Yazışma tekniği bu değil ki. E-posta veya mesaj kutusuna yazı gönderdiysem, geri dönüş SMS değil e-posta olmalı.
Ortak adrese gönderilen e-posta ilgililere dağıtılmalı. Çoğunda dağıtılmıyor.!
Ortak e-posta yoksa tahmin edip info@...bel.tr, baskan@...bel.tr, iletisim@...bel.tr, muhasebe@...bel.tr, insankaynaklari@...bel.tr, ozelkalem@...bel.tr, bilgi@...bel.tr, belediye@...bel.tr adreslerine gönderdiğimin bir kısmı geri geliyor.
Engelleyenler de az değil. Kullandığın hizmetin bedeli kamu kaynaklarından ödeniyor. Cebinden değil. Varsa sorunun e-posta kullanma. Bursa, Ordu, Mardin, Tunceli, Burdur, Kırıkkale, Mamak, Elmadağ, Gemlik, Silivri, Fethiye, Dalaman, Anamur, Ümraniye, Datça vb. örnektir. Sorular rahatsız mı ediyor?!
Hala @...bel.tr adresi kullanmayıp, web sitesi www.belediye.bel.tr olsa da, gmail, hotmail, yahoo uzantılı e-posta adreslerini sitesinde yayınlayan belediyeler var. E-posta adresi yok ama Facebook, Twitter, Linkedin, İnstagram vb. sosyal medya linkleri var sitede. Uluslararası proje yaptıklarında muhatap kurum, mutlaka belediye uzantılı e-posta ile haberleşmek ister. Sonra niye projem kabul edilmedi demeyin sayın başkanlar.!
uchilal@...bel.tr, hizmetmasasi@...bel.tr, halklailiskiler@...bel.tr, kimer@...bel.tr vb. adresler de var. Web sitesinde kayıtlı adrese gönderilen e-postalar geri dönüyor. Kontrol yok mu.! Alıcı kutusu dolu olan da çok.
Bir de WhatsApp ve Sanal asistan hattı olup “mesai bitmiştir” cevabı verenler var. Santraller de mesai bitince çalışmıyor zaten. Böylesi daha mı fiyakalı!
Müdürlükler bölümünde gerekli iletişim bilgileri yazılmasa da, İLETİŞİM bölümünde ek liste olarak verenler var. Bazılarının aklına gelmeyebilir. Her müdürlük başlığında iletişim bilgileri daha doğru olur.
SONUÇ;
Tüm belediyelerde standartların oluşturulması başkan ve üst yöneticiler yanında, iç denetim sorumluların da görevidir. Vatandaş olarak yaşadığımız beldenin web sitesine sıklıkla girip faaliyet raporu başta olmak üzere yapılanları izleyip sorgulayarak, çalışmalara katkıda bulunabiliriz. İnanın belediye yöneticileri de mutlu olur. Sadece şikâyet etmek yetmez. Katılımcı yönetim anlayışı toplumda egemen olmalıdır. Böylece hesap verebilen “Liyakatli belediyecilik ve kadrolar” ile “sistemsel ve yapısal sorunları” çözmek mümkün olabilir diye düşünürüm. Sevgiler ve saygılar sunuyorum.