İddialı bir başlık olduğunu düşünüyorsunuz değil mi? Tabii ki tüm belediyelerle değilse de, en az yarısı ile veri tabanına kayıtlı e-posta adreslerine göre durum maalesef böyle. İzninizle derdimi arz edeyim.
TBB- Türkiye Belediyeler Birliği tüm belediyelerin üyesi olduğu bir üst kuruluş. Her belediye- yerel yönetim üyelik aidatı ödeyerek kendisinden bazı hizmetler bekliyor. Birlik de sunduğu hizmetlerini bir şekilde yerel yönetimlere duyurmak zorunda. İnternet çağında bunu yapabilmenin ilk yolu www.tbb.gov.tr adresinden duyurmak, diğeri veri tabanına kayıtlı e-posta adreslerine toplu gönderim yapmaktır. Üçüncü bir yol da teker, teker telefonla bilgi vermek olsa da artık kimse böyle bir yöntemi kullanmıyor.
Öncelikle şu tespiti yapalım. Çağımızın en büyük gücü iletişim. Sosyal medya ile birlikte bu güç inanılmaz boyutlara ulaştı. Yerel yönetimler halka hizmet için vardır. Hizmetin kalitesi, vatandaşın yetkili kişilere kolay ulaşabilmesi ve yöneticilerin şeffaflık ilkesine göre hızlı ve güvenilir çözümler üretebilmesiyle ölçülür.
Bende biraz tuhaflık var. Kabul ediyorum. Oturup TBB web sitesindeki tüm yerel yönetimlerin e-posta adreslerini kaydettim. Sonra da belediyenin web sitesinden doğrulamaya çalıştım. Sonuç inanılmaz.
Bundan sonra yazacaklarım için sorumluluklarının bilincinde olan sayın belediye başkanlarından zamanlarını çaldığım için özür diliyorum.
- İçişleri Bakanlığı web sitesine göre 1.389 (Mart 2020’de Afyonkarahisar Güney beldesi mahkemeyi kazanınca 1.390) olması gereken yerel yönetim sayısı güncellenmediği için TBB web sitesinde kayıtlı görünen 1396 yerel yönetimden yarısının e-posta adresi hotmail, yahoo, mynet, gmail, ttmail, ttnet vb uzantılara sahip. 30 civarı yerel yönetimde hiç e-posta adresi yok. 10 civarı da yanlış yazılmış veya eksik. Halbuki beklenen TBB tarafından bu yazıyı yazmadan önce gereği yapılarak, ilgili belediyelerin uyarılması, web ve e-posta kullanımı konusunda standartların yükseltilmesi olmalıydı. Umarım bu yazımla hatırlatmış olurum.
- Öyle anlaşılıyor ki TBB bugüne kadar yerel yönetimlere hiç e-posta göndermemiş. Göndermiş olsa geri döneceği için site yöneticisi düzeltirdi herhalde. (Maaş/ hizmet bedeli ödenen böyle bir yetkili yoksa kötü, var da işini yapmıyorsa daha kötü.!)
- Azımsanmayacak sayıda bazı yerel yönetimlerin de, web sitelerinde ilan ettikleri ortak e-posta adresi maalesef gmail, hotmail, ttnet, ttmail gibi uzantılara sahip. Neden domain ile kendilerine tahsis edilmiş bel.tr uzantılı e-posta adreslerini kullanmazlar?
- Daha da ilginç olan büyükşehir dahil birçok il - ilçe - beldenin ortak e-posta adresi yok. Diyarbakır BB whatsapp numarasından 9 Kasım'da sordum, “KEP adresimiz var” cevabı verdiler. KEP adresinin ne işe yaradığını, ortak iletişim adresi olarak kullanamayacaklarını anlattım. Aradan bir ay geçti hala düzeltilmedi. (Normalde isim vermek istemezdim ama belki şimdi düzeltilir.)
- Bu vesileyle her web sitesinde eksiksiz yazılı olan KEP adresi ile neler yapılabileceğini anlatalım; “Tebligat, ekstre, talimat, ödeme emri, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat, sözleşme, bildirge, fatura, beyanname, teklif, sipariş onayı, başvuru, dilekçe, duyuru ve çağrılar, iştirak taahhütnamesi, özgeçmiş gönderme / alımı ve müşteri şikayetlerinin bildirilmesi / alınması yapılabilir.”
- Az da olsa hala valilik ve kaymakamlıkların kullanması gereken “gov.tr” uzantılı web adresi olan yerel yönetimler var. Hatta “.com” uzantısı kullanan bile var. Tüm belediyeler “bel.tr” kullanmak zorunda.
- Özgün web sitesi tasarımı olan ilçe ve belde belediyesi fazla değil. Genellikle şablon site kullanılmış. Ancak onların bile içi doldurulmamış. (baskan@...bel.tr gibi) Demek ki başkan dahil çoğu yetkili veya sorumlu web sitelerine girmiyor. Kayıtlı e- posta adresine ileti gönderip kontrol etmiyorlar.
- Vatandaşlar da mı e- posta göndermiyor? İletileri ulaşmıyorsa düzeltmeleri için niye uyarmıyorlar?
- Duyuyoruz ki bu web sitelerinin yapımı ve bakımı için ciddi paralar ödeniyor. Ödemeyi yapmadan önce bile kontrol etmek gerekmez mi?
- Birçok site yıllık domain aidatı ödenmediği için askıda. Siteye girilemiyor.
- Çoğu kayyum atanan yerel yönetimlerde web sitesi yok. Valilik veya kaymakamlık sitesi üzerinden link verilmiş. Orada da sınırlı bilgi var. Anonim şirketlerde bile zorunluyken, yerel yönetimlerin web sitesinin olmaması kabul edilemez. Faaliyet raporlarını, etkinliklerini, bilgilendirmeleri başka nasıl yapabilecekler ki?
- Sitelerde e- posta adresi yok ama whatsapp, çağrı merkezi, irtibat vb. adlarla iletişim telefon numaraları verilmiş. Yani illa telefon edeceksin. Peki bu telefonların kaydı tutuluyor mu? Hiç sanmam. Halbuki atılan e- postaların kaydı silinmez. Takibi daha kolaydır. Keşke ERP ve benzeri bir veri tabanına bu yazışmalar da işlense.!
- Çağrı merkezi deyimi de yanlış. Çağrı merkezleri 7/ 24 çalışır. Mesai bittikten sonra cevap verilmiyor. Whatsapp hattı da mesai sonrası çalışmıyorsa amacına uygun değildir.
- Bir de mesaj formu var. “Başkana mesaj” ve genel konularda iletişim bölümünde kullanılan bu formlara genellikle dosya eklenemiyor. Aktif kullanılıyorsa sorun değil ama bazı mesajlar gitmiyor.
- E-posta adreslerini baskan@...bel.tr, ozelkalem@...bel.tr, başkanyardimcisi@...bel.tr, muhasebe@..bel.tr, gibi kullanmayıp ilgili kişinin adı ve soyadını kullanan belediyeler az değil. Hizmette devamlılık ve e- posta tahsisini ekonomik kullanmak adına bu tür uygulamalar hatalı. O kişi değiştiğinde geçmiş tüm yazışmalar/ arşiv siliniyor ve yeni kişinin adı soyadı kullanılıyor.
- Ortak kullanılan e- posta adreslerinde standart yok. “beyazmasa@.., uchilal@.., akmasa@.. yerine, info@.., belediye@.., iletisim@.. gibi ortak ön adlar kullanılmalı. Dışardan birisi web sitesine girmeden bu ön adları kullanarak info@....bel.tr, muhasebe@..bel.tr, zabita@...bel.tr yazdığında iletisinin ilgili kişilere ulaşabileceğinden emin olmalı. Daha sonra kurum içinde dağıtım yapılabilir.
- Güncellenmeyen web siteleri de var. Sayın başkanlar sıklıkla web sitelerine girerek denetim yapmalı. Başkanların ve yönetimin faaliyetlerini duyurabilmek için web siteleri en büyük iletişim ve tanıtım aracıdır. Vatandaşın ihtiyacı olan bazı bilgileri sadece web sitesinde duyurarak siteye hareketlilik kazandırabilirler. Böylece interaktif belediyecilik gelişir. Ön denetim ile varsa gereksiz paylaşımlar yayımlanmayabilir.
- Salgında internet üzerinden haberleşme, toplantı, konferans, eğitim gibi aktivitelerin önemi arttı. Bunun yanında bankacılık sistemleri de uzaktan erişime uygun hale getirildi. Çağrı merkezleri ve interaktif bankacılık sistemleriyle birçok ödeme, havale, satın alma gibi işlemlerimizi daha sıklıkla kullanır olduk. Yerel yönetimler de web sitelerinde benzer uygulamalarla tahsilat, belge temini, ruhsat, izin, ihale vb. faaliyetlerini kuracakları çağrı merkezleriyle 7/ 24 vatandaşa sunabilir. Böylelikle hizmetlere daha hızlı ulaşabilmek ve personel tasarrufu mümkün olabileceği gibi, kurum binalarında ki yoğunluk da azalır.
SONUÇ;
Bugün internet üzerinden “Yeni normalde akıllı belediyecilik ve akıllı şehirler” konferansına davetliydim. Çok yaralandım. Anladığım kadarıyla “akıllı şehirleri” yaratabilmek, öncelikle “akıllı belediyecilik” sistemini kurmakla başlayacağı anlatıldı. Bunun da yolu, yerel yönetimlerin iletişim fırsatlarını çok iyi kullanmalarından ve güçlü bir bilişim altyapısını kurmaktan geçiyor. E-posta adresleri konusunda yazdığımız bunca hata/ eksikliğin süratle giderilerek, hizmet içi eğitim ve denetim fırsatlarını yapay zekâ kullanımı da dahil etkin bir şekilde kullanmaktan kaçınmayalım.
Çağdaş yerel yönetim anlayışına ulaşabilmek, hayatı boyunca hiç bilgisayar kullanmamış, e- posta atmamış geleneksel yöneticilerle mümkün değildir. İşte bu yüzden büyük bütçeleri ve insan gücünü yöneten yerel yöneticilerin siyasi partilerce aday gösterilerek, tercihte ve norm kadro uygulamalarında, liyakat her zamankinden çok daha önem kazanmaktadır. Aksi halde kamu kaynaklarının kullanımı ve hizmetin kalitesi konusunda eleştiriler asla sona ermeyecektir.
Sevgiler ve saygılar sunuyorum.
NOT: Bu yazı Mart 2021 tarihli bilgileri içermektedir.